¿Como hacer el traslado de oficina de mi negocio?

Cómo trasladar una oficina

Muchas son las razones por las que nos vemos obligados a cambiar de oficina. Bien sea por reformas en las actuales o porque queremos mudarnos a otras con mejores condiciones es necesario trazar un plan de mudanza para que no nos afecte en la producción ni en la eficiencia de nuestra propia empresa.

Por ese mismo motivo estudiar los costes, realizar una buena planificación con plazos razonables y hacer una mudanza eficiente, son varios de los factores que permitirán realizar una mudanza sin que afecte al rendimiento de nuestro negocio.

Calcular presupuesto y elegir la oficina que más  se ajuste a su negocio

En primer lugar se ha de buscar bien en la zona donde tengamos previsto establecernos. Dependiendo de nuestro presupuesto y nuestras necesidades, elegiremos la oficina que más servicios nos ofrezcan y, muy importante, donde mejor aprovechemos el espacio disponible.

Formalizar una fecha para realizar el traslado de oficina

Es conveniente reparar en poner una fecha de manera estratégica. Por ello si nuestra empresa es de gran tamaño, conviene realizar la mudanza en los meses de menos actividad ya que puede suponer una paralización bastante continuada en el tiempo. En el caso de que nuestra empresa sea de menor tamaño, podemos aprovechar los meses de vacaciones para realizar el traslado.

Si la mudanza tiene que ser durante una fecha fija es aconsejable, por ejemplo, acomodar nuestra empresa, coyunturalmente, en un espacio coworking que nos permita continuar con nuestra actividad empresarial sin que la mudanza influya en el rendimiento de nuestro negocio.

Antes del traslado, haz un inventario

Es necesario realizar un repaso de todo nuestro haber para no olvidarnos ningún bien ni equipo, ni documentación de la empresa. Para ello es aconsejable tener una checklist con todo lo que tenemos que incluir en el traslado de oficina y de qué manera trasladamos cada cosa para que luego nos sea más fácil la instalación en las nuevas oficinas.

A la hora de hacer el traslado, los equipos informáticos primero

Debe ser lo primero en empaquetar y mover de oficina para que así, mientras seguimos con el resto de la mudanza los técnicos encargados de la instalación vayan haciendo su trabajo independientemente y con ello ganemos tiempo.

No obstante, conviene que nuestros empleados dispongan de un equipo u ordenador portátil con el que puedan trabajar durante el tiempo que dure la mudanza.

Preparar una caja con material imprescindible

En este apartado deben ir los objetos mínimos que necesita la empresa para empezar a trabajar. Para que podamos hacerlo lo antes posible es necesario incluir una parte que incluya mobiliario, y equipos de trabajo mínimos con los que poder trabajar mientras se acaba con el resto de la mudanza.

Es muy importante avisar a los clientes y proveedores

No debes olvidar actualizar la información a los clientes y proveedores cuando hayas efectuado la mudanza. Indícales la nueva dirección y actualiza tus datos en el servicio Google my Business para que todo el mundo sepa dónde encontrarte en el nuevo emplazamiento.

De la misma manera es necesario realizar el cambio en todo el material corporativo donde exista nuestra dirección anterior y actualizarlo.

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